Les hôtesses d'accueil sont chargées de l’accueil téléphonique et physique dans une entreprise. Elles guident et orientent les visiteurs, leur passent des informations, leur donnent des badges, rédigent des courriers, peuvent faire des annonces micro… Pour une société qui souhaite réaliser toutes ces tâches, faire appel aux compétences d’hôtesses d'accueil s’avère indispensable. Mais quelles sont toutes les qualités utiles ?
Avoir une bonne présentation pour devenir hôtesse d'accueil
Durant votre carrière, il vous faut représenter la société dans laquelle vous souhaitez travailler. De ce fait, vous serez la toute première personne que les visiteurs vont voir, car vous serez chargée de l'accueil physique. À cet effet, vous devez avoir une présentation irréprochable. Cet aspect sera notamment jugé pendant l’entretien d'embauche. De nombreux employeurs vous fourniront un costume. Il sera alors à votre charge de prendre soin de cela. Question coiffure, il est conseillé d’avoir les cheveux coiffés et le visage dégagé en arrière. En ce qui concerne le maquillage, il devra être naturel et moins outrancier. Parmi les diverses compétences d'une bonne hotesse d'accueil au niveau physique, le sourire est aussi indispensable. Il faut sourire de manière naturelle, sans trop en faire et en restant agréable. Tout cela définit des qualités dont les hôtesses ne peuvent pas se passer. Vous ne devrez donc pas vous défaire de ce sourire dans n'importe quelle circonstance, restez poli même si le visiteur même est irascible. Chacun devra être traité avec plus de respect même si c'est un membre du personnel, un livreur, un gros client …
Une autre compétence indispensable : une bonne élocution et un langage correct
Même si c'est un accueil téléphonique ou physique, l’hôtesse devra s’exprimer de manière claire pour être hyper compréhensible. Quand vous guiderez les visiteurs pour les emmener sur le lieu de rendez-vous, il faudrait qu’ils puissent correctement comprendre les indications que vous leur partagez. C'est la même chose lorsque vous donnez certaines informations au téléphone. En outre, vous exprimer dans un langage correct est obligatoire pour exercer ce métier. Il est parfois exigé qu'il faut maîtriser une seconde langue, notamment l’anglais. S’il est demandé que vous parliez couramment cette langue, il est intéressant aussi que vous connaissiez tous les termes techniques reliés à l'activité de la société. Ce sont des mots que vous pouvez employer régulièrement. C'est un atout lorsque l'entreprise reçoit notamment des visiteurs étrangers. La culture générale aussi fait partie des compétences utiles d’une bonne hôtesse d’accueil. Par ailleurs, il y a aussi la curiosité qui est un gros avantage. L’hôtesse devra se montrer curieuse suffisamment pour s’intéresser aux activités de l'employeur, aux services ou produits qu’il propose, aux avantages pour les clients, au fonctionnement de la société, etc.
L'hôtesse d'accueil doit avoir le sens du relationnel
Parmi les diverses compétences d'une bonne hôtesse d’accueil, le sens du relationnel doit faire partie de ses qualités. Pour répondre aux demandes et besoins des interlocuteurs, il faut savoir faire preuve d’une grande écoute et s'exprimer en étant que diplomate et courtoise. Effectivement, aucun écart sur le comportement comme le vocabulaire ne pourrait être toléré même quand des visiteurs partagent leur mécontentement. Une résistance au stress idéale pour gérer au mieux des conflits fait aussi partie des qualités d’une hôtesse. Il est nécessaire en amont d'avoir une bonne connaissance de la société afin de répondre efficacement aux demandes diverses. Les visiteurs pourront être pressés, donc, il faut vous montrer réactive. Mis à part l'accueil téléphonique et physique, l’hotesse d’accueil peut exercer différentes tâches telles que l’archivage, la rédaction et le tri de courriers, la mise à jour de bases de données… Afin d'effectuer ces missions dans de meilleures conditions, le sens de l'autonomie et de l’organisation fait partie des compétences d’hôtesses d’accueil recherchées.
Quelles sont les qualifications requises pour faire ce métier ?
La maîtrise d’une ou bien de plusieurs langues étrangères n’est pas indispensable dans certains cas de figure, mais le plurilinguisme fait partie des compétences incontournables d’une hôtesse d’accueil. L’anglais représente une pierre angulaire de ce travail et notamment dans la réception des visiteurs. Certaines fois, il n’est pas rare que les sociétés, magasins ou salons recherchent des expertes capables de parler quelques langues à part leur idiome maternel. De ce fait, maîtriser une langue exotique sera apprécié fortement. Il y a aussi la maîtrise des outils de bureautique. Dans le cas où ce métier intègre quelques tâches liées au secrétariat, il est conseillé que les compétences de l'hôtesse d’accueil devront s’étendre aux outils bureautiques notamment les plus simples ainsi que les supports web les plus utilisés. La connaissance des systèmes de communication et d’information est aussi recommandée. Inutile de préciser que savoir utiliser un ordinateur, Internet et un téléphone est totalement indispensable, essentiellement pour l'hôtesse d’accueil standardiste. Cependant, une capacité d’adaptation efficace l’est tout autant : l'employeur pourra vous former, par exemple, à son logiciel de gestion en interne ou bien vous confier une tablette afin d'y réaliser plusieurs tâches.